要領がいい人と悪い人がいますよね。元々の性格によるものも大きいのですが、育った環境がとても大きいと私はみています。きょうだいの下の子は要領のいい子が多いような気がするのです。
そうはいってもその辺りは変えようがない部分です。明日から自分の要領が悪いところを改善するためにできることはないのでしょうか？その辺りをみていきましょう。
目次
そもそも要領の悪い人とはどんな人？
そもそもなんですが、要領の悪い人と言われて、どんな人を思い浮かべますか？
- 二つのことを同時にできない
- 常にバタバタしている
- 整理整頓ができない
- 全部自分でやろうとする
私の持つ要領の悪い人のイメージはこんな感じです。言ってしまえば、自分のキャパ以上に仕事を抱えていっぱいいっぱいになってしまっている人も多いですよね。
できないのに「できます」と仕事を引き受け、要領のいい人と同じようにやろうとして深みにハマってしまう人も少なくないと思います。
なぜそうなってしまうのかを詳しくみていきましょう。
二つのことを同時にできない
要領のいい人と悪い人が決定的に違うところは、二つのことを同時にできるかどうかです。例えばですが、要領のいい人が電話で喋りながらパソコン入力をできますよね。
それに対して要領の悪い人は電話が終わってからパソコン入力というようにバラバラに作業をするので時間がよりかかるのです。
そして、周りの要領のいい人をみて、同じようにしなきゃとできないことをやろうとするので、冷静に仕事ができないという風になってしまいます。
整理整頓ができない
身の回りの様子は、頭の中の様子だと言われています。要領の悪い人というのは机の中や上もぐちゃぐちゃになっています。そのため、書類一枚探すのに無駄に時間がかかるのです。
そして、そういう人はもれなく頭の中も整理整頓されていないので、自分のキャパシティーと今現在引き受けている仕事の管理も苦手です。すぐに「できます」と言ってしまうのも要領の悪い人の特徴です。
今現在自分がどのぐらいの仕事を引き受けているか把握できていないと、すぐにキャパオーバーとなり、残業をする羽目になってしまいます。
それだけならいいですが、究極に要領の悪い人というのは、複数の業務を引き受けておいて、最初に引き受けた業務を忘れていたりしますよね。
何かにメモをしても、そのメモが整理できていないのですぐにみれる状況になっていないんです。
常にバタバタしている
このように要領の悪い人というのは、常に何かに追われているようにバタバタしている印象があります。
あれもやらなきゃ！これもやらなきゃ！とばたばたして忙しそうにしているのに、実際タスクがいくつ終わったかと聞かれたら、全然終わっていないなんてこともザラです。
周りでみている人からすれば、「もっと落ち着いてやればいいのに」「忙しいフリも大変だよね」と思われてしまっています。その人のキャパシティーなんてわからない周囲は終わってるタスク量でしか判断できません。
そのため、対して終わってないのにバタバタしている人をみると、「忙しいふりをしている」と思ってしまうのです。
全部自分でやろうとする
要領の悪い人というのは、なぜか全部自分でやろうとします。人には向き不向きがありますから、得意なこと苦手なことがあるはずです。それなのに、全てを自分でやろうとするので、無駄に時間がかかります。
そして、結果ミスが増えたり締め切りギリギリになったりとろくなことがありません。
それなら最初から苦手なことをチームのメンバーに振れば良かっただけのことです。そもそも業務タスクを管理できていれば、こんなことにはならないのです。
優しい人が「手伝いましょうか？」と声をかけてくれても自分でさえ業務内容を把握できていない状況ではお願いすることもできません。結果的に自分がどんどん追い詰められることになってしまうのです。
やり方を変えようとしない
私も実際職場でやり方を変えようとしない要領の悪い人の被害にはあいました（笑）まだ新人だった頃、なんか効率わるいことをしてるなーと感じたので、「なんでこんな風にやっているんですか？」と聞いたことがあるんです。
すると、当時の指導係の人から「知らない。なんで？とかいらないから手動かして」と言われたんですよ。これ衝撃的な発言なんですよね。なんで？っていう疑問がないと全てにおいて進歩できません。
今のやり方の是非はともかくとして、とりあえずこなせばいいんだから。という指導のやり方に「この職場大丈夫・・？」と心配になったのをはっきりと覚えています。要領の悪い人が実験を握ってしまうと職場全体が要領の悪い作業効率の上がらない状態となってしまうんです。
反対に要領のいい人とは？
要領の悪い人がみて、あんな風になりたいなぁと思う人ということですよね。一番の特徴というのは、人の話が聞けるかどうかというのがポイントだと思います。
どういうことかというと、別にうんうん。と人の話を聞くのではもちろんないですよ（笑）要領の悪い人が人の話を聞けないというのは、自分の改善点を見出そうとしていないからです。
要領のいい人というのは、人からダメ出しをされた時に「ここがよくないならこうしてみよう」と柔軟に動けるのです。このように、人の話を素直に聞いて、自分を改善していかないと、成長できません。
成長できないということは、仕事で結果を残せないということです。要領の悪い人が見て「あいつすごいなー」と感じる人の行動をよく観察してみましょう。多くの人は、人の話をきちんと聞いて、自分をどう変えればいいのかを考えて行動しているはずです。
落ち着いて判断ができる
要領のいい人というのは、常に周りをよくみています。自分がどの立ち位置で動くのがいいのかを考えながら行動するので、あまり慌てることがありません。どれだけ忙しくても忙しい感じをださないのです。
また詰まっている時に「これ今いける？」と仕事を振られてもきちんと現状を報告します。「これとこれがあるんですけど、優先順位的にどうですか？」この一言があるだけで、仕事を振る方も適切に仕事の管理をすることができます。
パンパンに詰まっている人に「大丈夫」と言われて仕事を任せると、その仕事が全然できないということにもなります。そのため、要領のいい、悪いは仕事をする上でかなり重要になってくるのです。
要領のいい人が落ち着いて判断ができているんだなと思う理由として、もう一つあるのが常に8割ぐらいに抑えて余裕を持って動いているんだなという部分です。
手を抜いている訳ではなく、常に余力を残すことで緊急対応もできるようにしているのです。要領の悪い人というのは。常に10割で動くので、万が一の緊急対応があれば、もうパニックです。
急な身の振り方が苦手なのも、詰め込みすぎることが原因です。詰め込んでいっぱいいっぱいになってしまうと、ろくなことがありません。
仕事のミスにも繋がりますので、手を抜くのではなく、しっかりと余裕を持って行動するようにしたいですよね。
要領よく生きるためには？
要領の悪い人が思うのは、要領よく生きるにはどうすればいいのか？というところですよね。持って生まれた部分というのも非常に大きいとは思います。ですが、それが全てだとは私は思っていません。
要領の悪い人は、一度自分の行動を振り返ってみてください。
- いつも慌てていませんか？
- 仕事の優先順位はちゃんとつけれていますか？
- できないことを無理にできると言っていませんか？
要領の悪い人というのは、これらのことが苦手な印象です。この3つをきちんとできるようになれば、要領の悪さを改善できると私は思っています。
それでは、詳しくみていきたいと思います。
慌てない
会社に出勤したら、まずは机の上を拭き掃除してみましょう。そう言われて今「拭くスペースがない・・」と思った人、整理整頓をしましょう。机の上と中を整理整頓することで、自然と頭の中も整理整頓できるようになります。
慌てないことと整理整頓は一見関係ないように思えますが、とっても大事なことなんです。例えばですが、整理整頓ができていない机から、今日書かないといけない書類はすぐに出てきますか？
急に印鑑を求められた時に、すんなり印鑑を押せますか？こういう小さいことの積み重ねが非常に大事なのです。
「あの書類ください」と急に言われて、その書類が見つからず慌てて人を待たせた経験はないですか？
「人が待っている」そう思うと余計に気持ちが焦って、見つけたいものが見つからないなんてことはよくあると思います。その時、しっかりと机が整理整頓されていれば、慌てることなくすんなり書類を出すことができますよね。
整理整頓ともう一つ慌てないために、行動の前に深呼吸をしてみましょう。あれも！これも！と思ってしまいますが、目の前のこと以外は一旦捨てましょう。「今はこれをやる」そのことに集中してみてください。
落ち着いて一つ一つ業務をこなしていけば、タスクは片付いていきます。実は、バタバタと慌てて業務をこなしていくのとゆっくり落ち着いて目の前の業務をこなすのとでは、効率は圧倒的に落ち着いている方が上です。
なかなか難しいとは思いますが、何か行動を起こす時には深呼吸をして気持ちを落ち着かせるようにしてください。
人に頼ってみる
ぜひ人に頼ることをやってみてください。要領の悪い人というのは、全部自分でやろうとします。そういう私も人に指示をするのが苦手で、2回ほど言ってできなければ「もういい私がやるわ」とやってしまうのでそこは反省ポイントですね。
でも、要領の悪い人というのは、こう言った意味ではなく言われた仕事を全部「大丈夫です！」と引き受けてしまうのです。
たとえその時点で自分自身がいっぱいいっぱいだったとしてもです。常に慌てていたり誰かに頼ることをしないので、周りからも声をかけづらいのです。
あの人はいつも1人で頑張ってる。と周りも思っていても、そういう人には声をかけにくいので、一度自分から周りに手伝ってと声をかけてみましょう。そしてなんでもかんでも業務を引き受けるのではなく、きちんと今忙しいことを伝えるようにしてみてください。
そうすることで、自分に余裕ができるので慌てなくなりますし、一つ一つ着実に業務をこなせるので、取りこぼしもなくなり評価もあがりますよ。
仕事の優先順位をきちんとつける
仕事の優先順位をつけるのは本当に大切です。業務を引き受けた順番ももちろん大切です。でも、引き受ける時に「これ締め切りいつですか？」と確認するようにしましょう。そうすることで、締め切りの早いものから取り組むことができます。
そして、今やっていないのであればぜひやっていただきたいのがタスク表をつくるということです。
やり方はなんでもいいんです。私が実際に以前の職場でやっていたのは、三つのボックスを作るというやり方です。
エクセルで管理してもいいんですが、忙しいとそんなエクセルの表なんてみないのでボックスでの管理がやりやすかったんです。どうやるのかというと、急ぎ・余裕あり・今日中とボックスをわけます。
今日中のところに、今日終わらせるものを入れるんですが、そこがいっぱいいっぱいでもう余裕がないとなれば、急ぎボックスの仕事は受け付けません。どうしてもの分であれば、今日中ボックスの仕事をみてもらってどっちが急ぎなのかを判断してもらいます。
そうすることで、上司としても仕事が見える方がありがたいと言っていました。誰がどのぐらいの物量で持っているのかの判断は非常に大事なので、ぜひやってみてください。
明日できることは明日にする
私は仕事中「明日じゃないとダメ？」と常に聞きます。理由は残業したくないからです。というよりも明日でいいことは明日にした方が、無駄な残業をしなくてすみます。
要領の悪い人ほど「今日やりたいから」というくだらない理由で周りを残業に巻き込んでいきます。正直迷惑なのでやめてほしいのですが、なかなか聞き入れてはくれませんよね。働き方改革で、そういう人は減ったと思いたいですがまだまだ残業するのがえらいと思いがちです。
明日できることは明日にすることで、仕事に対してのモチベーションも維持できます。疲労を少なくすることは効率をあげることにも繋がるのです。やりたくない残業を無理やりしても思ったより仕事は進みません。
それなら、明日でいいものは明日に回して素直に帰った方が効率がいいです。
まとめ
いかがでしたか？要領が悪くて今悩んでいるとしたら、どれか一つでいいので実行してみてください。私の思う一番は慌てないことです。慌てて物事をやろうとすると、できるものもできなくなってしまいます。
自分の持っている力を100％出しきるために、焦らず頭の中を整理整頓して仕事に臨むということをやってみてください。