新卒の新入社員に対して、最初に上司から教えられるのが「ホウレンソウ(報・連・相)です。
ホウレンソウは報告、連絡、相談のことですが、実は報告と連絡の違いがよく分からないという意見が多くなっています。
区別の仕方を簡単に言うと、「報告」は指示されたことの経過や結果を伝えることであり、「連絡」は伝えるべき人へ周知させることです。
報告とは
「報告」の意味は、「告げ知らせる」ことです。
上司などから仕事を指示された場合に、その経過や結果について、ありのままに全てを伝えます。
例えば、『報告は週一で必ずしてください』や『報告書を提出して欲しい』などと使われます。
報告の「報」は本来「裁く」という意味ですが、「知らせる」の意味も含まれています。
「告」もやはり、「知らせる」の意味を持っています。
連絡とは
「連絡」の意味は、伝えるべき人に「自分の状況や考えなどを知らせる」ことです。
使われ方としては、『旅行に出た後、連絡が取れない』や『緊急連絡網を設置してください』などがあります。
なお、連絡の「連」と「絡」は、ともに「つながる」という意味があります。
連絡の内容は報告ほど詳細なものではなく、単なる事実を伝えることに主眼が置かれます。
目的の違い
報告と連絡の使い方は分かりづらい面がありますが、ただ目的は明確に異なります。
報告の目的は、現在の状況の詳細を知らせることです。
どういった経過をたどり、どのような事態が生じ、何が予測されるのかなどを伝えるのが報告の目的です。
一方、連絡の主たる目的はつながりを保つことであり、その時点で起きている状況を速やかに伝えることです。
コミュニケーションの構築
報告と連絡が重要視されるのは、コミュニケーションの構築にあります。
伝える、知らせるが無ければ、コミュニケーションが成り立たず、企業のような組織活動は崩壊します。
ちなみに、報告と連絡では主たる対象者が異なり、報告は指示者、連絡は関係者になります。
ちなみに、ホウレンソウの相談は、何かの問題について解決を図るために話し合いの場を設けたり、他者の意見を聴いたりすることです。