仕事でも家でも効率が悪いと言われると悩んでいる人は多いです。私自身は、効率悪い方ではないですが、私の姉が効率が悪いと言われると悩んでいます。そのため、私たち姉妹の違いを考えてみたんです。
同じ環境で育った姉妹で、効率の悪い姉と効率のいい妹。きょうだいあるあるかもしれないですが、未子というのは上の子の行動を見て育つので効率がよくなりがちなんです。
私の記憶でいうと、姉が何かをして怒られているのをみて「あぁいうことはやめておこう」と思ったのを覚えています。他にも、姉は親に何かお願いするときにも、思ったときに言って撃沈することが多かったのです。
でも、その姿をみていた私は親の機嫌のいいタイミングを見つけられるようになっていったんですね。その経験が今もいきているのか、物事のタイミングを見極めたり効率よく動く癖がついています。
今回は、そんな私が見る効率の悪い人の特徴と改善方法をお伝えしていきます。同じことを姉にも伝えたところ「会社でもっと効率よくできないの？って言われなくなった！」と喜んでいました。
ぜひ最後までお付き合いください。
目次
効率の悪い人ってどんな人？
さて、効率の悪い人と一口に言っても、どんな人が効率が悪いのかパッと思いつきますか？おそらく一番頭の中に出てくるのは、余裕がない人じゃないかなと思います。私の姉もそうなのですが、とにかく落ち着きがないんです。
常にバタバタしていて、気持ちに余裕のない生活をしていました。仕事でも家でも何かに追われているような生活をしているので、この話をするときに姉に聞いてみたんです。
「いつも忙しそうだけど、何がそんなに忙しいの？」そしたら姉はびっくりしたような顔をして「・・わからない。でもやらなきゃいけないことがいっぱいなの！」と言いました。
私からすれば、その「やるべきことを把握していない」ことにまずびっくりしました。私の感覚で言う忙しいと言うのは、納期と業務量をまず把握して自分ができる以上のペースでこなさなければ間に合わない時です。
プライベートでも、1日に何件も予定を入れてしまったら「やばい・・間に合うかな・・」となることは多々あります。でも家の中で常になんか落ち着きなくするほど忙しいことなんてないですよね。
そんな姉や会社にいる私が効率が悪いなと思う人の特徴をみていきましょう。
効率悪いと指摘される
正直に言うと「効率が悪いね」と言われることは、とってもありがたいことです。その理由ですが、人は言われないと気づけないことがたくさんあるからです。
そして、相手を成長させたいなと思わないのであれば、喧嘩になるかもしれないような指摘は普通しません。そのため、もし人から指摘されて「なんでそんなことを言われないといけないのよ⁈」と憤りを感じているなら、考え方を変えてください。
今自分は変われるチャンスをもらったのだと自覚しましょう。私自身「この人効率悪いな・・」と思うことはあっても、実際に指摘することはないです。別に指摘するメリットが見つからないだけですが、他人なんてそんなものです。
なので、今指摘されたことに悩んでいるならあなたは変われるチャンスをもらえたのですから、改善していきましょう！
納期に間に合わないことが多い
仕事をしていると、どうしても納期に間に合わないことがありますよね。あってはいけないのですが、効率の悪い人というのは、この納期の管理がものすごく下手くそです。
私が実際に会社で遭遇した事例で説明しますと、仕事のペースは人それぞれ違いますよね。そのため、上司は仕事を振るときに相手に必ず「いつまでにできる？」と聞きます。
私はだいたい、本来終わるであろう日の２日後ぐらいを納期に設定します。そうすることで、急ぎの仕事が入っても対応できますし、上司に「お。あいつ言ったよりも早くできるじゃないか」と思ってもらうためです。
逆に効率の悪い人というのは、そもそもの納期管理ができてないので「いつまでにできる？」と聞かれても即答できません。即答できないので、上司から「○日までにはできるかか？」と上司基準での納期を言われてしまうんですね。
そうすると、効率の悪い人というのは、あまり深く考えずにその納期にOKしてしまいます。一度OKした納期は守らないと怒られますので、一生懸命やるのですが仕事はそれだけではありません。
仕事が溜まってくると、もはや優先順位さえわからなくなってテンパってしまうというわけです。「いつも納期前に仕事してすごいね」そう言われることもあるのですが、私からすれば、自分の能力以上に仕事を引き受けなければいいのにと思うわけです。
納期を守ることは仕事上の信頼形成の第一歩です。この基本をできるようになるためのコツを後ほどお伝えします。
こだわりが強い
これは全てにおいてそうなのですが、よくわからないこだわりが強いのも特徴です。例えば、エクセルファイルのフォントはこれがいいとか、今までこのやり方でやってきたんだからやり方を変えるなんて無理！などですね。
正直古いやり方にこだわって仕事をすることほど無駄なことはありません。システムを組んで自動化できるものは自動化したほうがいいですし、今の業務に無駄がないかの見直しは絶対に必要です。
それが、効率の悪い人が上司だと最悪ですよね。何に対してもこだわりが強く、やり方を変えることを認めないので、倍の時間がかかるなんてことも多くあります。
これは、私が感じることですが今の若い子ほど効率のいい方法を求めている気がします。伝統的なやり方を主張する上司と効率を求める若手でぶつかる姿は何度もみてきました。
整理整頓が下手
よく、机の中は頭の中と一緒って言いますよね。あれまさにそうだと思います。整理整頓をきちんとすることで、無駄が少なくなるんです。
どういうことかというと、上司に言われた書類一枚探すのにあっちこっちの引き出しを開けて、探し倒さなければいけない人と、すっと書類が見つかる人どちらに信頼して仕事を任せられますか？
断然、書類管理ができている人ですよね。仕事がよくできる人というのは、仕事の優先順位別に書類を管理していますし、いつ印鑑くださいと言われてもいいように、物の場所も把握しています。
一方効率が悪い人というのは、印鑑くださいと言われても「あれ。印鑑どこだっけ・・？」とすぐに出てこないことが本当に多いのです。整理整頓ができていないのは、頭の中が整理整頓できていないからだと言われています。
手段と目的を履き違えている
手段と目的をきっちり把握できてないと、仕事をする上で効率がとっても悪くなってしまいます。例えばですが、痩せたいなと思っている女性が、運動や食事をきっちり頑張るのは、痩せて綺麗になるためですよね。
この時の手段というのは「運動や食事」ですが目的は「痩せて綺麗になる」ことです。ここを間違えて「運動すること」が目的になってしまうと、目的の痩せて綺麗になるというところに最短で近づくことができなくなってしまうんです。
もう少し詳しくいうと、運動をしながら食事も管理すれば痩せますが、運動することばかりに気を取られて、運動した後美味しいご飯をおなかいっぱい食べたらどうでしょう？
運動するということは達成できますけど、痩せるという目標には遠くなってしまいますよね。効率悪い人はこのようなことを仕事でやってしまっているんです。
忙しそうな割に何も終わってない
私の姉もそうですが、忙しそうにバタバタ動いて人一倍何かをしているように見えるのに、実は何も終わっていないというパターンです。これの何が悲しいって、本人は忙しくたくさんのことをやっているつもりなのに、何も解決していないところです。
なぜ、そうなってしまうのかを考えたときに、頭の中が整理整頓できていなくて時間管理や納期管理ができていないからです。何を・いつまでにするのかを把握できていれば、必要以上に仕事を詰め込まないですし、落ち着いて仕事をこなすことができます。
「あの人いつも忙しそうにしてるよね・・」という人あなたの周りにもいませんか？そういう人は、常によ優雅なく見えるので「話しかけるのも申し訳ないよね」と周囲の協力も得られにくい状態になってしまっているんです。
効率の悪い人の特徴をみてきましたが、ではどうやったら効率の悪さを改善することができるのでしょうか？私が姉に伝えた改善方法を今からお伝えしますね。
効率の悪さを改善する方法とは？
効率の悪さはある程度性格が関係しているので、直すのは大変だと姉が言っていました。でも、気をつければ改善することができるので、今効率の悪さを指摘されて悩んでいる人はぜひチャレンジして欲しいです。
まず、あなたはどういう時に効率の悪さを感じたり指摘されたりしますか？指摘されたこと
がある人は、指摘された場面を思い出してください。そうすることで、改善ポイントが見えてくるはずです。
今からご紹介するのは、私の姉に効果があった方法です。私の姉は、整理整頓に関する部分が非常に苦手でした。整理整頓というと部屋の片付けだけだと思いがちですが、そうではないんです。
頭の中を整理整頓することで、時間の把握ややるべきことの把握そしてものの場所の把握と色々なことを把握できるようになるんですね。
物事を把握することができると、今まで効率が悪いなと言われていたことが改善していきます。一つ一つご紹介していきますね。
整理整頓できるようにする
まずは、机の上や周辺の整理整頓を行いましょう。基本的には机の上にはパソコンと今見ている書類以外何も置かないのが理想です。書類ラックを置く場合に注意をして欲しいことがあります。
それは「なんでも詰め込まない」ことです。効率が悪いと一度でも言われたことがある人は、本当に物の場所を把握するのが苦手です。そんな人が、書類ラックに書類を入れると最悪その書類が出てこないなんてこともありえますよね。
私が実際にやっていることなんですが、机の上に置いているのは書類を立てて置けるラックです。書類を受け取ったら、急ぎ・数日内・期限なしというように、クリアファイルで分けます。
クリアファイルってそんなに量入らないですよね？でもそれがポイントです。口頭で依頼されたものも、付箋やメモに書いてそのファイルに入れてくださいね。それをすることで、今自分がどのぐらい仕事を引き受けているかも把握できます。
そして、整理整頓してほしいのは机の中もです。意外と見えないことをいいことに机の中がぐっちゃぐっちゃの人は多いです。でも机の中が汚い状態で、物の場所を把握できていますか？
「確か、ここにあったはずなんだけど・・」と物を探すことありますよね。あの物を探している時間を1日10分としても、20日間で3時間にもなるんです。働き方改革を叫ばれている中で、時間ロスをしないのはとても大事です。
私はいつも机の一番上には文具を入れて、一番下には自分の私物を入れます。真ん中の引き出しには仕事で使う本やファイルそして資料をまとめて入れています。
本やファイルを入れる時には、必ず背表紙を上にして入れるようにしています。よく、平積みで入れる人がいるんですが、あれをしちゃうと一番下に入っている本などを取り出せなくなります。
取り出せないばかりか、何が入っているのかを把握できないので、必ずパッとみてわかるように物を収納しましょう。そうでないと、綺麗にした状態を維持できなくてすぐに心が折れてしまいます。
こんなことを言っている私も、整理整頓はものすごく苦手でした。でも、ある時上司に「お前仕事できるんだから、整理整頓ができたらもっとできるようになるのに勿体無いやつだな・・」と言われたのをきっかけに整理整頓を意識するようになったんです。
自分では、ある程度散らかっていても物の場所は把握できていたので、問題ないと思っていたのですが、突然の休みなどで代わりに誰かが私の机を見た時に何がどこにあるのか全くわからなかったそうなんです。
そして、私が次の日出勤すると「あの書類どこにしまったの？」と聞かれたので「ここにありますよ。」と散らかった机の中からスッと出したのを驚かれてしまいました。
上司曰く「誰が見ても物の場所がわかるようにしておくのも仕事のうち」だそうで、あの日から「私だけが把握している」状態をやめることができたんです。
時間管理をきちんとする
姉もそうですが、効率の悪い人というのは時間管理が本当に下手です。私がいつもやっているのは、待ち合わせにしても仕事にしても実際にかかる時間にプラスアルファで相手に伝えるようにしています。
そうすることで、急な何かが入っても対応できますし、相手を待たせる心配もなくなります。私の場合、相手がギリギリにくる分には何も気にならないのですが、自分がギリギリに行くのは「もし、相手を待たせていたらどうしよう」と思うので絶対に5分前につくように計算しています。
その余裕のある時間込みで計算することで、焦らない1日の計画が完成します。時間管理ができていないと「今何をしたらいいか」がわからなくて、仕事の依頼がきても即答できなかったり、受けたはいいけどできなかったりしてしまいます。
それがなくなるだけでなく、自分で仕事の管理もしやすくなります。「この仕事いつまでにできる？」と聞かれた時に、「えっと・・・」となる人よりは「今AとBがありますが、急ぎですか？」と相手に確認もできますよね。
私自身後輩に仕事をお願いして、引き受けてくれたのに「いっぱいいっぱいで・・できてないです」と言われるととてもがっかりします。相手をがっかりさせないためにも、時間管理はしっかりと行いましょう。
やるべきことをまとめる
先ほどの話とかぶる部分もあるのですが、1日に何をやるべきかをまとめる癖をつけましょう。漠然と1日の仕事を覚えておけるならいいですが、それができるなら効率悪いと言われないはずなんです。
私はもう直接見れる方がいいので、机の上にノートを広げて1業務につき1付箋で仕事を管理します。その業務が終わったら付箋は剥がして捨てます。これをすることで、手持ちの業務がなにがあるかをパッとみて把握できますよね。
その業務がなくなれば、上司に声かけして何もなければ困ってそうなチームの仲間に「手伝えることある？」と声かけすることができます。
このやるべきことをまとめることができていると、仲間に声かけされた時に「助かる！これお願い！」とすぐに答えることができますよね。把握ができていないとせっかく助けが来ても、どれをお願いしていいかわからずに「また声かけるね」となってしまいます。
やるべきことを把握するというのは、本当に大切なことなので自分のやりやすい方法を見つけて見てください。私の姉は付箋よりもパソコンで管理する方がやりやすかったと言っていましたし、友人は朝出勤した段階で、上司にメールで「本日の業務報告」を送ることになっているとのことでした。
この業務報告がいかにわかりやすくなっているかが査定に関わってくると言っていたので、効率が悪い人がだんだん減ってきているんだそうです。やるべきことをまとめるやり方に正解はありません。
自分の中でベストを見つけられればそれが正解になるので、探してみてください。
コストを把握する
サラリーマンをしていると、コストと言われてもあまりパッとしないと思います。でも、私の会社では、全員にコスト管理を言われています。というのも、私たちが会社にいることがすでに会社にとっては経費なのです。
人件費が1分ごとにかかってくるので、無駄な残業をしないだけでもコストカットになるんです。私が実際にみた人は、業務時間に私語が多く手が止まることも多々あるのに残業も多い人です。
その人をみていると、忙しそうには見えないのに残業をしているという不思議がずーっとありました。直接注意もしづらいですし、上司にいうのも告げ口のようで嫌でした。
そんな時に、残業を減らしましょうという時代の流れに乗って、私の会社でも残業改革がありました。その中身はというと、残業の多いチーム全員を呼び出しどうすれば残業を減らせるかを話し合うというものです。
私は残業が嫌いでサクッと帰っていましたが、チームの中に残業好きな人がいたのでこのバランスの悪さが問題となり、話し合いを行いました。私がまず聞いたのは「なんでこんなに残業が発生するのか」という部分です。
残業をしている人の言い分としては、忙しく業務が終わらないからとのことだったんですが、業務中の私語ややや多めなお手洗いを減らして、業務管理をしっかりと行えば残業はなくなることを伝えました。
結果として、残業禁止の流れになったのですが、注意される前に自分の労働時間をコストと捉えて定時で帰れるように、しっかりと管理していきたいですよね。
効率よくなるためには自己管理も大事
効率とは一見関係なさそうですが、自己管理は本当に大事です。すぐ体調不良で休む人がいるんですが、体調不良が増えれば増えるほど、業務管理はやりづらくなります。
その人が休んでいるからと言ってその人がやるはずだった業務を置いておくわけにはいかないので、代わりに誰かがやりますよね。もちろん、その人にも何があって何を触ったのかは必ず説明します。
でも、その欠勤が多いとだんだん戦力としては計算できなくなってきます。「いつ休むかわからない」と思われるのは本当に損なんです。人のやりかけの業務を途中から完成に持っていくのは結構大変です。
細かいことかもしれませんが、そういう気持ちが仲間のモチベーションにも繋がってくるので、効率のいい人に安心して仕事を任せたいと思ってもらいたいなら、会社を休まないことが大切になってきます。
考え方をポジティブに変えてみて！
「どうせ効率悪くて仕事できないし・・」と考えてしまうのではなく、できる！と思うことは大切です。でも、「できなかったけど、まぁいいや！」はダメです。
できると思ったことがなぜできなかったのかを考えてみてください。ここでいうポジティブさというのは、まぁいいや。のような無責任なものではなく、次に進むための改善点を導き出すためのポジティブさです。
ネガティブな考え方だと、できなかったことがあった時「ほら・・やっぱりできなかった・・私はダメだなぁ・・」となってしまいます。ですが、ちゃんとしたポジティブさがあれば、しっかりと次に繋げることができます。
できなかったことが問題なのではなく、できなかったことをできなかったままにしていることが問題なんです。できないことは誰にでもありますが、それを改善して次に繋げることができるかどうかが成長に繋がってきます。
もし、一人で考えるのが難しければ友人に手伝ってもらうでもいいですよ。話を聞くのが上手な友人であれば、あなたの考えを引き出してくれます。
一人で悩まずに信頼できる友人に相談することは、とっても大切なことです。その友人に答えをもらうということではなく、人に話すことで自分の考えをまとめることができるためです。
まとめ
いかがでしたか？効率の悪い人についてお話ししてきましたが、効率の悪さは必ず改善できます。私の姉も少しづつですが、今まで苦手だったことをできるように改善していっています。
いきなり全部はもちろん無理ですが、徐々に変わっていく姿を周りはきっと評価してくれます。優しい人であれば「もっとこうしたほうがいいよ」というアドバイスももらえるはずです。
一度変わり始めると、できることが嬉しくなりどんどん自分を変える方向に進んでいけるはずです。仕事や生活は効率の良さが全てではないですが、効率悪いよりいい方が色々なことがプラスに働くので、ぜひ変化にチャレンジしてみてください。